(Báo Quảng Ngãi)- Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào cải cách hành chính (CCHC) trong cơ quan nhà nước, nhóm tác giả thuộc Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (Sở TT&TT) đã xây dựng và ứng dụng thành công phần mềm "Quản lý công việc" vào thực tiễn; giúp cơ quan, đơn vị quản lý nhân sự, công việc, rút ngắn thời gian thực hiện các thủ tục hành chính.
Thực hiện kế hoạch của tỉnh về ứng dụng CNTT vào CCHC trong các cơ quan nhà nước, Quảng Ngãi đã áp dụng nhiều phần mềm như: "Quản lý văn bản và điều hành", "Một cửa điện tử", "Kế toán"... Tuy nhiên, hiện nay chưa có phần mềm quản lý công việc phục vụ công tác quản lý, điều hành trong các cơ quan nhà nước như: Báo cáo công việc, lên lịch làm việc, đánh giá nhân viên...
Điều này dẫn đến một số hạn chế như sai sót, nhầm lẫn về thông tin qua quá trình tổng hợp; mất nhiều thời gian để tìm kiếm, tổng hợp thông tin khi cần; hoặc khi lãnh đạo cơ quan, đơn vị có nhu cầu xem thông tin để tham khảo, phục vụ cho các quyết định...
 |
| Mỗi cán bộ Trung tâm CNTT&TT đều được cấp quyền truy cập nên có thể tự nắm bắt thông tin về báo cáo tuần, lịch công tác qua hệ thống. |
“Xuất phát từ thực tiễn đó, nhóm đồng tác giả chúng tôi đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm "Quản lý công việc" nhằm phục vụ công tác quản lý, điều hành của cơ quan”, Giám đốc Trung tâm CNTT&TT Nguyễn Ngọc Trân, đại diện cho các tác giả cho biết.
Sản phẩm phần mềm "Quản lý công việc" đã hoàn thiện và triển khai áp dụng tại Trung tâm CNTT&TT từ giữa năm 2014. Với việc tích hợp đa dạng các tính năng như hỗ trợ báo cáo công việc và báo lịch công tác; hỗ trợ quản lý, thống kê báo cáo giao ban... phần mềm "Quản lý công việc" đã mang lại hiệu quả thiết thực như lãnh đạo cơ quan có thể chủ động tra cứu, nắm tình hình triển khai các công việc, nắm lịch công tác của cơ quan; công tác đánh giá, xếp loại nhân viên được tiến hành thường xuyên, định kỳ, theo quy củ.
Khi ứng dụng phần mềm trên vào công việc, các thành viên trong Trung tâm CNTT&TT đều được cấp quyền truy cập, sử dụng phần mềm và cung cấp, khai thác thông tin theo quyền được phân một cách hợp lý. Với chức năng đánh giá nhân viên, mỗi thành viên đều được tự nhận xét, đánh giá bản thân và tham gia nhận xét, đánh giá các thành viên khác trong phòng theo hình thức bỏ phiếu kín, do đó đảm bảo tính khách quan. Kết quả sau khi được lãnh đạo duyệt sẽ hiển thị công khai. Các thông tin về nghỉ phép, báo cáo tuần, lịch công tác được tự động gửi vào hệ thống Email của cơ quan, giúp mọi cá nhân đều có thể nắm bắt thông tin trong quá trình làm việc.
Đặc biệt, phần mềm "Quản lý công việc" ngoài triển khai trên môi trường Internet còn có thể triển khai trong mạng nội bộ, tùy theo nhu cầu sử dụng của mỗi cơ quan. Việc áp dụng phần mềm tại cơ quan giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, giấy mực. Với khả năng cho phép truy cập, tra cứu dữ liệu tiện lợi và chức năng cho xuất dữ liệu linh hoạt sang file hoặc email, không cần phải in ấn nhiều như trước đây khi họp hành, báo cáo. Do đó, đã tiết kiệm được đáng kể thời gian và chi phí giấy mực của cơ quan...
Với những tiện ích đó, sáng kiến phần mềm "Quản lý công việc" đã được đánh giá cao và đạt giải tại Hội thi sáng tạo kỹ thuật tỉnh năm 2017. Hy vọng rằng, trong thời gian đến, phần mềm này sẽ không chỉ ứng dụng tại Trung tâm CNTT&TT, mà tiếp tục được triển khai áp dụng rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị để nâng cao hiệu quả quản lý, rút gọn thời gian xử lý công việc...
Bài, ảnh: Ý THU
