Văn phòng không sử dụng giấy tờ hiện đang là xu hướng, hình thức làm việc mới dần thay thế văn phòng truyền thống trong môi trường điện tử ngày nay. Vậy văn phòng không giấy là gì? Và cách xây dựng nó như thế nào? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay dưới bài viết này!
CoDX e-Office là giải pháp văn phòng thông minh tối ưu giúp các doanh nghiệp xây dựng văn phòng không giấy hiệu quả, đơn giản chỉ bằng một chạm.
 |
CoDX e-Office nổi bật với những lợi ích tuyệt vời như sau:
● Tiết kiệm 90% thời gian và chi phí: Rút ngắn thời gian ký/phê duyệt vì văn phòng số không cần sử dụng giấy tờ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí quản lý.
● Năng suất gấp 3 lần văn phòng truyền thống: Quản lý công việc và giao việc tự động với tính năng nhắc nhở, cập nhật tiến độ theo thời gian thực tránh quên việc, trễ deadline. Hệ thống báo cáo đa chiều giúp cấp quản lý đánh giá chính xác năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên.
● Bộ máy doanh nghiệp được vận hành trơn tru và tinh gọn: Hệ thống hóa và quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu trên phần mềm, dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi. Liên kết tự động và xuyên suốt giữa các bộ phận, minh bạch thông tin, dễ dàng tìm ra ngay các điểm nghẽn để cải tiến.
● Xây dựng văn hóa số mọi lúc, mọi nơi nhờ công cụ mạng xã hội nội bộ và công cụ truyền thông nội bộ
Bảng thông tin sản phẩm chi tiết dành cho doanh nghiệp:
 |
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
● Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
● Email: info@codx.vn | Website: https://www.codx.vn
● Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
● Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Văn phòng không giấy (tên tiếng anh là Paperless Office hay còn gọi là e-Office 4.0), là môi trường làm việc sử dụng ít văn bản giấy và chủ yếu là các tài liệu số. Đây là một hệ sinh thái tích hợp đầy đủ các ứng dụng điện tử nhằm phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin, xử lý công việc, quản trị nội bộ và quản lý văn bản, tài liệu, báo cáo, v.v.
Văn phòng không sử dụng giấy tờ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
● Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm giấy, mực và chi phí bảo trì máy in.
● Bảo mật thông tin tối đa: Tài liệu được lưu trữ an toàn, tránh làm hỏng hoặc mất các tài liệu quan trọng.
● Tiết kiệm không gian văn phòng: Văn phòng không dùng giấy tờ loại bỏ những rào cản phổ biến như máy in và tủ tài liệu.
● Tự động hóa quy trình làm việc: Doanh nghiệp có thể sắp xếp và tìm kiếm tài liệu trong vài phút.
● Bảo vệ môi trường: Hạn chế các khí thải carbon từ việc hạn chế sử dụng giấy.
Để đạt được những lợi ích trên thì doanh nghiệp phải xây dựng văn phòng không sử dụng giấy tờ hiệu quả.
 |
Dưới đây là 5 cách đơn giản mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
3.1. Chuyển giao từ tài liệu giấy sang hệ thống lưu trữ trực tuyến
Các doanh nghiệp sẽ cần đầu tư vào phần mềm quản lý tài liệu hiện đại để thay thế tủ hồ sơ thủ công.
Hệ thống lưu trữ trực tuyến CoDX Document an toàn hơn hệ thống lưu trữ giấy vì nó có thể được truy cập bất cứ lúc nào mà không phụ thuộc vào địa điểm, thời gian.
Tính bảo mật rất cao vì nếu không có mật khẩu và không được phân quyền, người dùng không thể truy cập các tài liệu được tải lên hệ thống lưu trữ của công ty.
3.2. Tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp khi xây dựng văn phòng không giấy
Mọi quy trình trong doanh nghiệp như kinh doanh, hành chính, nhân sự, kế toán đều nên tải trực tiếp các tài liệu gốc vào phần mềm mà công ty sử dụng. Từ đó, nhân viên có thể thực hiện công việc một cách thuận tiện.
Các doanh nghiệp khi tối ưu văn phòng không giấy bằng cách này sẽ mang lại khả năng tự động hóa quy trình làm việc dễ dàng, nhanh chóng và nâng cao hiệu suất công việc.
3.3. Lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp
Các ứng dụng giao việc, phần mềm quản lý công việc như CoDX Task, CoDX Workspace sẽ giúp mọi người giao tiếp trên toàn cầu dễ dàng hơn. Điều này sẽ giúp kết hợp tính liên kết và tăng năng suất trong toàn tổ chức.
Những công cụ này giúp thúc đẩy văn phòng không cần giấy tờ bằng cách cho phép nhân viên giao tiếp với nhau trong thời gian thực mà không phải lo lắng về các bản ghi nhớ, báo cáo và các tài liệu khác trên giấy.
3.4. Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm hỗ trợ khi thiết lập văn phòng không giấy
Việc thích nghi với công nghệ mới mẻ là một điều khó khăn đối với các nhân viên. Vì vậy họ cần được hướng dẫn rõ ràng để làm quen với ứng dụng, phần mềm hỗ trợ công việc.
Doanh nghiệp có thể xây dựng các buổi đào tạo chính thức cho nhân viên hoặc tạo các hướng dẫn bằng văn bản để mọi người có thể tiếp thu nhanh nhất trước khi tiếp cận và làm việc với loại văn phòng thông minh này.
Qua bài viết trên, CoDX đã giải thích những lợi ích của xu hướng văn phòng không giấy tờ và cách xây dựng mô hình này một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng không sử dụng giấy tờ, hãy liên hệ ngay với CoDX để được tư vấn tốt nhất!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
● Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
● Email: info@codx.vn | Website: https://www.codx.vn
● Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
● Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh.
